Um Pilar da Gestão de Passivos Trabalhistas
A adequada gestão da documentação dos empregados é um elemento fundamental na estratégia de redução de passivos trabalhistas. Em muitos casos, a Justiça do Trabalho coloca o ônus da prova sobre as empresas, tornando essencial que todas as documentações relevantes estejam organizadas e acessíveis.
Aqui estão 8 dicas cruciais que a empresa deve adotar como regra no seu RH e Jurídico Interno. Vamos lá?
Documentação Abrangente: As empresas devem manter registros completos e detalhados de todas as interações com seus funcionários. Isso inclui registros de horas trabalhadas, folhas de ponto, contratos de trabalho, comprovantes de pagamento, acordos de benefícios, entre outros. A ausência ou a falta de documentação adequada pode ser prejudicial em caso de disputas trabalhistas.
Prazos: É importante conhecer os prazos legais de retenção e armazenamento de documentos trabalhistas, que podem variar de acordo com a regulamentação em vigor. O não cumprimento desses prazos pode resultar em penalidades e complicações legais. Um exemplo comum é a retenção da CTPS do funcionário. A CTPS deve ser devolvida imediatamente após proferida anotação/atualização.
Segurança da Informação: A segurança dos dados é uma consideração crítica. Tal exigência advém da Lei Geral de Proteção de Dados. As empresas devem garantir que suas documentações sejam armazenadas de forma segura, com acesso restrito apenas a pessoal autorizado. Isso não apenas protege a privacidade dos funcionários, mas também evita violações de dados.
Organização: A documentação deve ser organizada e indexada de forma lógica para facilitar a recuperação rápida quando necessário. Isso é especialmente importante em situações de litígio, quando a rapidez na localização de documentos relevantes pode fazer a diferença.
Digitalização e Armazenamento em Nuvem: Muitas empresas estão optando por digitalizar seus documentos e armazená-los em nuvem. Isso oferece uma série de benefícios, incluindo economia de espaço físico, facilidade de acesso remoto e maior segurança contra perda de documentos físicos.
Políticas de Retenção de Documentos: As empresas devem desenvolver políticas claras de retenção de documentos, que estabeleçam como os documentos são armazenados, por quanto tempo e como são eventualmente descartados quando o prazo de retenção expira.
Auditoria e Revisão: Periodicamente, é aconselhável realizar auditorias internas para garantir que a documentação esteja sendo mantida de acordo com as políticas estabelecidas. Isso ajuda a identificar qualquer falha no processo de armazenamento e correções podem ser feitas antes que problemas surjam.
Treinamento e Conscientização: Funcionários que lidam com documentação trabalhista devem receber treinamento adequado sobre as políticas de retenção e o manuseio correto dos documentos. Isso reduz o risco de erros inadvertidos que poderiam levar a passivos trabalhistas.
Em última análise, o armazenamento adequado de documentação não é apenas uma prática recomendada, mas uma necessidade essencial na gestão estratégica de passivos trabalhistas. Adotar tais medidas ajuda não apenas a proteger os interesses da empresa em disputas legais, mas também contribui para a transparência e conformidade regulatória em todas as interações com os funcionários.
